Le lieu et l’exclusivité
Le terme « privatisation » peut désigner toute une propriété ou seulement certains espaces. Demandez la liste exacte de ce qui est réservé et de ce qui reste ouvert à d’autres clients.
- La propriété entière est-elle privatisée ?
- Quels espaces sont exclus ?
- Les visiteurs extérieurs ou clients d’hôtel sont-ils présents ?
- Quelle capacité assise est validée pour le dîner ?
- Quelle capacité est possible pour une cérémonie et un cocktail ?
- Combien de chambres et de lits sont effectivement inclus ?
La restauration et les équipes
Une formule d’hébergement ne dit pas si le dîner, les boissons, les heures de service ou les repas d’équipes sont compris.
- Le traiteur est-il imposé ?
- Les boissons et le service sont-ils compris ?
- Quels menus spécifiques et repas enfants sont possibles ?
- Quels frais de service, taxes ou heures supplémentaires s’appliquent ?
- Les prestataires peuvent-ils utiliser la cuisine ?
- Quel est le délai final pour communiquer les effectifs ?
La musique et les contraintes techniques
La possibilité d’organiser une soirée dansante ne signifie pas que la musique est libre à toute heure ou qu’un groupe extérieur peut apporter sa propre sonorisation.
- À quelle heure doit cesser la musique amplifiée ?
- Un DJ, un orchestre ou un artiste extérieur est-il permis ?
- Quelle équipe de sonorisation est autorisée ?
- Le courant disponible suffit-il pour le montage ?
- Quels horaires de montage et démontage sont autorisés ?
- Existe-t-il des limites de volume ou de nuisance ?
La météo, la sécurité et les déplacements
Un plan B doit être beau ET opérationnel pour deux moments distincts : la cérémonie et le dîner. Faites valider les deux implantations, les photos, les coûts, le calendrier de montage et le seuil de décision météo.
- Avez-vous des photos d’un vrai plan B cérémonie avec sa décoration et sa capacité assise ?
- Disposez-vous d’un beau plan B dîner réellement dimensionné pour tous les convives assis ?
- Quelle équipe installe les deux espaces et combien de temps faut-il pour transformer le lieu ?
- Qui décide du changement, sur quels critères météo et à quel moment ?
- Les prix, les matériels nécessaires et les éventuelles tentes sont-ils précisés par écrit ?
- Les cheminements, sanitaires et sorties restent-ils sûrs et accessibles sous la pluie ou par grand vent ?
Voir notre guide des plans B météo pour la cérémonie et le dîner
Le contrat et les paiements
Demandez une version finale complète mentionnant dates, heures, prestations, taxes, délais et modalités de modification.
- Quel acompte est dû et à quelle échéance ?
- Quelles sommes sont remboursables en cas d’annulation ?
- Que se passe-t-il en cas de report ou de force majeure ?
- Qui est assuré pour les dommages et événements ?
- Quels frais supplémentaires peuvent être facturés ?
- Quelle personne est responsable du contrat pendant l’événement ?
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